pengertian surat

A.      Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat

1.       Pengertian surat

surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Begitu juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesama pegawai/pejabat baik secara interim maupun dengan pihak luar secara timbal balik. Lalu lintas persuratan kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan koda etik tertentu yang dalam bahasa administrasi di sebut tata persatuan.

2.       Fungsi Surat.

a.        sebagai wakil dan pengirim surat ( wakil instansi )

b.       sebagai bahan pembukti;

c.        sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah

d.        sebagai alat pengukur kegiatan instansi;

e.       sebagai sarana untuk memperpendek jarak.

3.        Jenis-Jenis Surat

a.        Menurut Sifatnya

1)       Surat pribadi (prive)

Adalah surat yang ditulis seseorang, isinya menyangkut kepentingan pribadi.

a)       Macam-macam surat pribadi:

-          Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan: surat perkenalan, surat untuk orang tua, kakak, dsb

-          Surat pribadi yang bersifat setengah resmi: surat lamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk kerja, surat ijin tidak masuk sekolah, dsb

b)       Ciri-ciri surat pribadi

-          Gaya bahasa sangat personal, bebas, tidak resmi serta boleh menggunakan bahasa sehari-hari

-          Tidak ada sistematika penyusunan surat yang baku

-          Pesan, amanat dan isi surat sangat beragam. Tergantung mood atau keperluan si pembuat

-          Tidak memerlukan kop surat dan aturan penulisan surat resmi lainnya

c)       Manfaat menulis surat pribadi

-          Pesan dapat tersampaikan meskipun jarak jauh

-          Mempererat tali persaudaraan

-          Sarana latihan menulis efektif

2)       Surat niaga

Adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang isinya untuk kepentingan niaga.

a)       Macam-macam surat niaga

-          Surat permintaan penawaran

-          Surat penawaran

-          Surat pesanan

-          Surat pengiriman barang

-          Surat pengakuan penerimaan pembayaran

-          Surat pengaduan

-          Surat keberatan

-          Surat permintaan penangguhan pembayaran

-          Surat tagihan

-          Surat edaran

-          Surat promosi penjualan

-          Surat telegram dan penegasannya

3)       Surat dinas

Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya menyangkut soal kedinasan.

a)       Macam-macam surat dinas

-          Surat dinas swasta: surat penugasan, surat penelitian, surat pemberhentian

-          Surat dinas pemerintah: surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, surat teguran

b)       Ketentuan penyusunan surat dinas

-          Surat dibuat singkat, jelas, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.

-          Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.

-          Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.

-          Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama.

-           Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir.

-          Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”.

-           Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut.

-          Pengganti untuk pengirim surat menggunakan kata “kami”

-          Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.

-          Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan penandatanganan surat dan namanya.